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Gestión remota de equipos: ¿qué errores evitar?

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Operar una empresa basada en el trabajo remoto puede traer muchas ventajas. En primer lugar, ganamos el privilegio de emplear personas independientemente de su lugar de residencia, siendo una oportunidad para incorporar a los mejores especialistas sin necesidad de reubicarlos.

Además, los costos operativos de la empresa disminuyen, por ejemplo, debido a la falta de la necesidad de alquilar espacio para oficinas (o su reducción significativa). Muchos candidatos también ven los muchos beneficios de tener la oficina en casa, por lo que la contratación de empleados puede ser mucho más fácil.

Cómo gestionar un equipo distribuido: los errores más comunes

Sin embargo, administrar un equipo remoto es un desafío para los líderes, especialmente cuando hasta ahora no se han ocupado del liderazgo remoto. ¿Qué errores comunes debes evitar en la gestión remota?

Dificultades de comunicación

Gestión remota de equipos: ¿qué errores evitar?

Los empleados que vienen a la oficina todos los días se comunican entre sí de forma natural: no solo discuten actividades en un proyecto determinado, resuelven problemas, sino que también construyen relaciones, verbalizan temas que ocupan sus pensamientos.

Dicho comportamiento ayuda a aliviar el estrés y tiene un efecto motivador. Esto, a su vez, se traduce en la eficiencia general del equipo. En el caso de los equipos remotos, la dinámica es bastante diferente. Las reuniones espontáneas en la cocina de la oficina o las consultas rápidas «en el escritorio» no son una opción.

Las barreras de comunicación hacen que los empleados se sientan aislados, privados de la posibilidad de contactos naturales con otras personas y, en consecuencia, desmotivados. Por lo tanto, la tarea del líder es establecer reglas de comunicación de tal manera que se minimicen todas las barreras.

Por supuesto, estamos hablando de la selección adecuada de herramientas (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams y Google Workspace) y el establecimiento de reglas y rutinas (por ejemplo, reuniones diarias matutinas, «coffee breaks» conjuntos, etc.).

Otro aspecto de la comunicación entre un gerente y los empleados que debe cuidarse especialmente al administrar un equipo remoto es la retroalimentación continua. Trabajando en la oficina, es más fácil tener una conversación espontánea, hacer algunas preguntas de control o verificar actividades, una posibilidad que no existe en el trabajo remoto.

Como resultado, los empleados implementan sus proyectos, a veces sin cumplir con los supuestos del líder, porque no tuvieron la oportunidad de explicar los problemas que les preocupaban. Este problema crece especialmente cuando tratamos con personas que trabajan en diferentes zonas horarias.

La comunicación regular, también informal, ayudará a reducir el riesgo de pasar por alto las prioridades, cometer errores y malentendidos entre colegas.

Microgestión

Los gerentes, para quienes la gestión remota es una novedad, muy a menudo tienen problemas para confiar en sus subordinados ya que no pueden vigilarlos y verificar si están comprometidos con sus deberes. Tal actitud conduce a un control excesivo ya una restricción significativa de la libertad de acción de los empleados.

Mientras tanto, una investigación realizada en 2021 muestra que los empleados evalúan su propia eficiencia laboral mejor (51 %) actualmente que antes de la pandemia.

Por lo tanto, se debe encontrar un equilibrio entre monitorear regularmente el progreso del trabajo de tu equipo, brindar el apoyo que necesita y dar a los empleados control sobre su trabajo y libertad para realizar sus funciones.

No prestar atención a los problemas de seguridad

La gestión remota de equipos no debe ignorar el tema de la seguridad de los datos empresariales. ¿Qué medidas para proteger la información y los recursos confidenciales deben implementarse? Primero, es bueno familiarizar a los empleados con las prácticas básicas de seguridad:

  • Hacer llamadas sobre información sensible en un lugar aislado y privado, usando auriculares.
  • Protección con contraseña de equipos y archivos de datos, bloqueando la pantalla de la computadora cuando no está en uso.
  • No imprimir documentos que contengan datos confidenciales.

En segundo lugar, las personas cuyo trabajo está relacionado con recursos confidenciales solo deben realizar sus funciones en los dispositivos de la empresa. Gracias a esto, podemos estar seguros de que el equipo está debidamente asegurado y protegido con los mejores programas antivirus.

En tercer lugar, considera crear una red virtual privada dedicada para tu empresa o negocio. Mediante el uso de una VPN (canal privado de intercambio de datos que utiliza herramientas de encriptación y autenticación), aumentaremos significativamente la seguridad de todos los recursos confidenciales de la empresa.

Interrumpir el equilibrio entre la vida privada y la profesional

Los trabajadores que tienen su oficina en el hogar tienen más probabilidades de experimentar agotamiento que los que trabajan en una oficina empresarial.

Esto, por el hecho de que les resulta más difícil separar el tiempo dedicado al trabajo del tiempo privado, las tareas se «esparcen» a lo largo del día y a menudo trabajan horas extra voluntariamente.

La tarea del líder es enseñarles a los empleados a construir la frontera entre los deberes profesionales y la vida privada. Para este propósito, vale la pena fomentar un espacio de trabajo separado, desactivar las notificaciones en los dispositivos después de terminar el trabajo y controlar la cantidad de horas trabajadas.

Contrariamente a las apariencias, esta es una cuestión clave para mantener el bienestar de los empleados y, por tanto, la alta eficiencia de todo el equipo.

Resumen

Gestión remota de equipos: ¿qué errores evitar?

Administrar un equipo disperso es un desafío con algunas trampas que si o si debes evitar. Reconocer estas amenazas y luego implementar las reglas apropiadas es la clave para lograr un equipo exitoso.

Gracias a una comunicación regular y transparente, a la confianza de los empleados y a la garantía de los límites entre el trabajo y la vida privada, podemos crear un equipo eficaz cuyos miembros estarán altamente motivados y serán proactivos.

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