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Aprende a gestionarte en el tiempo y mejorar tu eficiencia

Grupos de apoyos

Trabajar en modo home office, además de sus innegables aspectos positivos, también tiene sus lados oscuros. Más distracciones, falta de apoyo directo de los compañeros y menor motivación se traducen directamente en una disminución de la eficiencia.

¿Cómo arreglarlo? ¿Cómo administrarte a ti mismo en el tiempo y planificar las tareas de manera efectiva? En este artículo te daremos una breve guía para que sepas como hacerlo.

Cosas en las que no vale la pena perder el tiempo

Independientemente de si estás preparando un informe para un cliente, creando una presentación para la próxima reunión de tu equipo o planificando limpiezas previas a las vacaciones, trata de evitar hábitos y creencias que bloqueen tu potencial y también consuman mucha energía y tiempo:

  • Preocuparte por lo que dirá la gente: este tipo de pensamiento crea la creencia de que estás bajo control y juicio. En lugar de cumplir con las expectativas de los demás, concéntrate en lo que es correcto para ti
  • Quejarte: toma energía y tiempo. Si algo no te conviene, cámbialo
  • Compararte con los demás: no conoces el camino de la persona cuyos logros o cualidades admira. Concéntrate en tu camino, fortalezas y metas.
  • Perfeccionismo: en lugar de analizar y prepararte sin cesar, simplemente comienza a actuar.
  • Esperando la inspiración: las nuevas ideas muchas veces no vienen por sí solas, sino que son el resultado de intentos, acciones y fracasos.
  • Centrarte en los miedos: el cambio no es fácil, pero es la base del desarrollo, al igual que el fracaso.

Cómo administrar tu tiempo: el principio de Pareto

A finales del siglo XIX, el economista italiano Vilfredo Pareto calculó que el 80% de la riqueza de Italia pertenecía al 20% de la población del país, y resultó lo mismo en otros países. Medio siglo después, un teórico de la gestión estadounidense calculó que el 80% de todos los problemas son generados por el 20% de las causas.

También ha demostrado la regla 80/20 en muchas otras áreas y la llamó el principio de Pareto. ¿Cómo puede ayudarte esta regularidad a manejarte a ti mismo a lo largo del tiempo?

Suponiendo que el 20 % de los esfuerzos y actividades son responsables del 80 % de los resultados obtenidos, es más fácil elegir entre las actividades cotidianas qué es lo más importante y lo que marca la mayor diferencia. Respóndete a ti mismo la pregunta:

  • ¿Cuál de mis tareas clave da los mejores resultados deseados (acercándote a lograr tus objetivos)
  • ¿Qué 20% de una tarea dada es la más importante y crea el mayor valor?

Técnicas de gestión de tareas

Hasta el momento, ha habido muchas publicaciones sobre cómo manejarse en el tiempo. Gracias a ellos, tenemos a nuestra disposición un montón de métodos que nos facilitan establecer prioridades, eliminar distracciones y luchar contra la procrastinación.

La matriz de Eisenhower

Es una herramienta de planificación y gestión de tareas, desarrollada sobre la base del método de Dwight Eisenhower, 34º presidente de los EE. UU. ¿Cómo usarla? Coloca tus tareas en los cuatro cuadrados definidos por el sistema de coordenadas importante / urgente. Gracias a esto, puedes filtrar fácilmente las distracciones y concentrarte en lo que es realmente importante.

El método GTD, es decir, Getting Things Done

El objetivo de esta herramienta es, en primer lugar, reunir todas las tareas a realizar en un sistema transparente. Gracias a esto, aliviamos nuestra cabeza y planificamos las próximas tareas, teniendo en cuenta siempre lo que sucede después de cada una.

¿Cómo gestionarte en el tiempo según el método GTD?

  • Colección: recopila todas las tareas y asuntos que requieren tu atención en un solo lugar
  • Análisis: determina qué actividad requiere una atención determinada de tu parte. Deja ir las tareas irrelevantes; si una actividad esencial tarda menos de 2 minutos en completarse, hazla de inmediato. Si no, planifica una acción para el siguiente paso
  • Limpieza: ajusta las actividades a las categorías que establezcas, por ejemplo, correos electrónicos para escribir, compras, limpieza, cosas que requieren trabajo creativo, etc.
  • Visualización: actualización periódica del sistema y análisis de tu trabajo
  • Implementación: decidir qué hacer según las circunstancias en las que nos encontremos y cuánto tiempo y energía tengamos.

Resumen

El factor que tiene mayor impacto en la eficiencia operativa es la capacidad de priorizar tareas. Al descartar asuntos irrelevantes que no tienen un gran impacto en el logro de la meta, podemos lograr mejores resultados con menos esfuerzo.

La actitud hacia el trabajo en sí es igualmente importante. Enfocarnos en los miedos, esperar la inspiración o pensar en el qué dirá la gente no nos motivará ni nos dará alas para trabajar. No tengamos miedo de experimentar también, y ten en cuenta que los métodos efectivos para manejarse en el tiempo serán diferentes para todos.

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